回顾人类的工作史,会发现工作与家庭存在着一种分分合合的纠缠,大体趋势是工作(其场所和组织方式、管理模式等)不断脱离家庭,但随着现代科技的进步,工作朝家庭回溯也越来越有可能了。
工作方式的演变,对人力资源管理者来说,既意味着大环境的变迁,也意味着具体事务的更新换代,不得不察。
——ASUM按
你能想像:不想進辦公室,生產力還是可以淋漓盡致;清晨七點,在家穿著睡衣,對著電腦開視訊會議,效率照樣百分百。全球最大網路設備商思科 (Cisco)的行動辦公室系統,讓你的美夢成真。

台灣思科(Cisco)剛剛搬離十多年的舊辦公室。搬進嶄新的綠色系辦公室三個月,員工進辦公室的頻率卻愈來愈少,幾乎一半的座位是空的。
「員工不在辦公室,生產力還是可以淋漓盡致,」台灣思科副總鈕因任露出斯文的微笑。
辦公室是資訊最完整的工作環境。全球最大網路設備商思科,靠著自家網路能力,讓完整的工作資訊無所不在,到處都可以變成辦公室。「資訊跟著人走,人的行動力就提升,」鈕因任說,「隨時可以工作,沒有藉口。」
全球工作人口流動頻繁的今天,行動辦公室不但能提升員工生產力,更加速企業應變能力。
綁著馬尾,從越南思科來台灣思科受訓的女員工,趁下課十分鐘的時間,找了個空座位,打開筆記型電腦,把桌上網路電話機輸入密碼,設定為自己在越南的號碼,立刻進入「越南辦公室」模式,開始處理公事。「現在辦公室旁邊坐哪一國人都不知道,」台灣思科市場部資深協理程文燕說。
在瞬息萬變的市場,銷售成績立刻影響庫存,還有更上游的設計、供應、製造,牽一髮動全身。從思科執行長錢伯斯到思科的每一位員工,都能在第一時刻,做出回應。
清晨穿睡衣在家開會
台灣思科產品技術經理葉啟田,帶著眼鏡,從前最痛恨早上七點鐘的會議,現在「穿睡衣在家裡開就好,還經常聽到其他家小孩的哭聲。」
葉啟田隨時隨地打開電腦、連上網路,就可以和國內外同事開會,參與會議的人可以做簡報,一起看同一份資料,一起做修正,旁邊開個白板視窗,幾個人用不同顏色的筆畫技術圖討論。整個會議過程都可以錄影儲存,隨時上網備查。
進到新辦公室,葉啟田自由選擇一個空座位,輸入密碼,桌上電話機就設定為個人專屬號碼。所有員工辦公桌上就是一台電腦、一支電話,沒有紙類的文件,沒有私人物品。從前只能在辦公室打開的員工名冊、會議資訊、教育訓練課程,到桌上電話接、聽留言,思科員工不但可以把辦公室「帶回家」,還可以「帶出國」。
出差前夕,葉啟田可以先回家收拾行李,電腦一開,叫出「軟電話(Soft Phone)」軟體,就可以接到所有打到公司的電話,接聽留言。收拾完行李,葉啟田再上網預定明天到聖荷西辦公室,適合四人開會、有投影機設備的會議室。
抵達聖荷西,葉啟田拿出思科全球一致的門禁卡,刷卡進入辦公室,電腦一開,台北辦公室的狀況又一目了然:沒接到哪些電話、開過什麼會議、做了哪些業績檢閱等,做出即時反應。這樣透明的資訊,執行長錢伯斯也能掌握台灣地區每週的業績。
為了讓員工隨時隨地進入「辦公室」模式,隨時隨地連上網變成關鍵。思科向各國的網路服務供應商聯合採購,員工只要輸入密碼,到世界各地出差,幾乎可以免費無線上網。只要選擇地點,亞洲、台灣、台北,就有麥當勞、錢櫃、丹堤等上千個地點可以上網,在香港機場轉機,甚至在沒有網路的歐洲飯店,都能抓到當地電信業者的無線網路訊號,隨時、隨地開始工作。
安全機制 中央管控然而隨著行動力提高,風險也增加,行動辦公室對資訊安全格外謹慎。
思科安全軟體雖然安裝在每台電腦,卻可以進行中央監控,觀察每一台員工電腦是否發生潛在性的攻擊。並且在潛在攻擊發生時,從資訊中心進行安全政策新設定,主動禁止員工使用某些功能。
思科自家產品自家實驗後,這套行動辦公室模式必然將複製到更多企業。